1 Využitím Office 365 ke zvýšení produktivity práce

Vymezení:

Předmět vysvětluje význam a základní funkce jednotlivých aplikací Office 365. Předmět provádí 12 aplikacemi: SharePoint, Lists, OneDrive, To Do, Planner, Forms, Power Automate, Sway, Bookings, Stream, Teams, Whiteboard.

Cíle a výstupy z učení:

Po úspěšném absolvování předmětu budou studenti rozumět funkci a provázanosti aplikací Office 365. Budou umět využít aplikace v každodenní práci manažera.

Materiály ke stažení:

• prezentace

• demonstrační soubory

Obsah předmětu:

1. SharePoint

SharePoint je nejen nástrojem týmového úložiště, ale také nástrojem ukládání dat pomocí jednoduchých aplikací. SharePoint umožňuje týmu (vytvořeném např. v Microsoft Teams) sdílet soubory a data, vytvořit rychle intranet.

• 1.1 Kolekce webů

• 1.2 Založení webu

  • 1.2.2 Vytvoření webu

  • 1.2.2 Ikona webu

• 1.3 Příspěvky

• 1.4 Rychlé odkazy

• 1.5 Knihovny

  • 1.5.1 Knihovna dokumentů

  • 1.5.2 Knihovna obrázků

• 1.6 Seznamy

  • 1.6.1 Úkoly

  • 1.6.2 Kalendář

  • 1.6.3 Události

  • 1.6.4 Oznámení

  • 1.6.5 Rychlé odkazy

• 1.7 Webové části

• 1.8 Nastavení webu

  • 1.8.1 Navigace

  • 1.8.2 Skupiny oprávnění

• 1.9 Sledování obsahu

  • 1.9.1 Upozorňování

  • 1.9.2 Sledování webů

• 1.10 Souvislost s dalšími aplikacemi

  • 1.10.1 Microsoft Teams

  • 1.10.2 Microsoft Outlook – Kalendáře

• 1.11 SharePoint na mobilu

2. Lists

Aplikace Lists (Seznamy) usnadňuje uživateli tvorbu vlastních seznamů – sdílených tabulek, které se ukládají do SharePointu. Seznamy je možné importovat z Excelu nebo vytvořit nové s vlastní strukturou sloupců různých druhů. Seznamy s obrázky lze zobrazit formou galerie. Seznamy s časovými údaji lze zobrazit formou kalendáře.

• 2.1 Charakteristika Lists

• 2.2 Přehled seznamů

• 2.3 Import seznamu z Excelu

• 2.4 Zobrazení galerie

• 2.5 Zobrazení kalendáře

• 2.6 Integrace Power BI

• 2.7 Lists na mobilu

3. OneDrive

OneDrive pro firmy je osobním cloudovým úložištěm souborů uživatele. Soubory jsou vždy dostupné na počítačích či mobilních zařízeních, je možné je snadno sdílet s jinými uživateli. Vytváří se automaticky verze souborů, k historickým verzím je možné se vracet. Vybrané soubory a složky je možné synchronizovat, aby byly dostupné lokálně bez připojení k internetu a aby bylo možné přehledně prohlížet strukturu jejich uspořádání.

• 3.1 Charakteristika OneDrive

• 3.2 Dostupná cloudová úložiště

• 3.3 Odkud jsou data dostupná

• 3.4 Okno OneDrive pro firmy

• 3.5 Návaznost SharePoint

• 3.6 Návaznost Teams

• 3.7 Synchronizace

• 3.8 Nastavení OneDrive pro firmy

• 3.9 OneDrive na mobilu

4. To Do

Aplikace To Do slouží ke správě osobních úkolů. Úkoly můžeme přebírat z doručených e-mailů příznaky pro zpracování nebo je vytvořit přímo v aplikaci To Do. Úkoly můžeme sdružovat do seznamů, naopak k úkolu můžeme vytvářet dílčí kroky. Úkoly můžeme opatřit atributy významnosti (důležité úkoly, můj den). Úkolům lze přiřazovat termíny připomenutí a plnění. Aplikace To Do umožňuje sledovat i týmové úkoly přidělené uživateli v aplikaci Planner.

• 4.1 Charakteristika To Do

• 4.2 Nastavení a druhy úkolů

• 4.3 Úkol přijatý e-mailem

• 4.4 Vložený úkol

• 4.5 To Do na mobilu

5. Planner

Aplikace Planner slouží k plánování týmových úkolů např. týmu vytvořeném v Teams. Jednotlivé úkoly mohou být přidělovány více uživatelům. Úkoly můžeme sdružovat do kontejnerů, naopak k úkolu můžeme vytvářet dílčí úkoly v kontrolním seznamu.

• 5.1 Charakteristika Planneru

• 5.2 Založení plánu

• 5.3 Úkoly

• 5.4 Zobrazení plánu

• 5.5 Plán v Teams

• 5.6 Planner na mobilu

6. Forms

Aplikace Forms umožňuje vytvořit formuláře a sbírat data od uživatelů ve firmě či mimo ni. Modifikované průzkumy s bodováním odpovědí se nazývají kvízy. Aplikaci Forms lze využít v rámci rychlých anket v Teams.

• 6.1 Charakteristika Forms

• 6.2 Běžný formulář

• 6.3 Kvíz

• 6.4 Aplikační karta v Teams

• 6.5 Rychlá anketa v Teams

• 6.6 Aplikace Forms ve schůzce Teams

• 6.7 Forms na mobilu

7. Power Automate

Aplikace Power Automate automatizuje toky dat mezi aplikacemi Office 365. Můžeme předat data z jedné aplikace a zpracovat v jiné aplikaci. Např. soubor připojený k doručené poště můžeme automaticky umísit do vybrané složky svého OneDrivu pro firmy.

• 7.1 Charakteristika Power Automate

• 7.2 Poslání přílohy e-mailu do OneDrivu

• 7.3 Přidání uživatele z tabulky Excelu do týmu Teams

8. Sway

Aplikace Sway je určena pro tvorbu jednoduchých veřejných webových stránek obsahujících texty, obrázky, odkazy, vybrané vložené aplikace, např. mapy.

• 8.1 Seznámení s aplikací Sway

• 8.2 Karty

• 8.3 Návrh

• 8.4 Navigace

• 8.5 Další možnosti v aplikaci Sway

9. Bookings

Aplikace Bookings umožňuje nabízet uživatelům z firmy i mimo ni firemní akce s možností rezervace. Rezervující nemusí mít účet Microsoft 365. Lze tak rezervovat formou nabízených služeb např. konzultace vybraného zaměstnance či více zaměstnanců. Rezervace se zapisuje do jejich kalendáře. Lze také nabízet akce s nastavenou kapacitou účastníků, např. workshop pro veřejnost.

• 9.1 Charakteristika Bookings

• 9.2 Individuální rezervace

• 9.3 Skupinové rezervace

• 9.4 Rezervace v týmu

• 9.5 Návaznost Teams

• 9.6 Bookings na mobilu

10. Stream

Aplikace Stream je firemním video portálem. Zdrojem videí mohou být nahrávky online schůzek v Teams, další vložená videa či videa vytvořená přímo v aplikaci Stream. Videa je možné uspořádat do kanálů a snadno zpřístupnit vybraným skupinám uživatelů např. v kartě kanálu Teams.

• 10.1 Charakteristika Streamu

• 10.2 Stream jako úložiště nahrávek

• 10.3 Interaktivita

• 10.4 Zobrazení nahrávek v Teams

• 10.5 Sledovaný obsah

• 10.6 Titulkování

• 10.7 Střih videa

• 10.8 Tvorba nahrávek ve Streamu

• 10.9 Stream na mobilu

11 Teams

Aplikace Teams se stává portálem Microsoft 365. Neslouží jen pořádání online schůzek, ale také jako nadstavba SharePointu pro týmovou komunikaci prostřednictvím příspěvků, sdílení týmových souborů, přístup k osobním souborům ve OneDrivu pro firmy a v dalších cloudových zdrojích. Aplikace Teams je vstupem do řady dalších aplikací.

• 11.1 Seznámení s aplikací Teams

• 11.2 Chat

• 11.3 Týmy a kanály

• 11.4 Aplikace v Teams

• 11.5 Hovory

• 11.6 Soubory

• 11.7 Mobilní aplikace Teams

12 Whiteboard

Aplikace Whiteboard v základní formě umožňuje sdílet tabule v rámci schůzky či z portálu Office 365. V desktopové aplikaci můžeme využít pokročilé funkce pro práci s tabulí, regulovat sdílení tabule s jednotlivými uživateli.

• 12.1 Charakteristika Whiteboard

• 12.2 Formy aplikace Whiteboard

• 12.3 Funkcionality tabule